Kollaboration. Optimiert.

Mittwoch, 31. August 2022, 16:45 Uhr

Manchen gilt das Microsoft-Produkt SharePoint als die Mutter moderner Intranets, solange ist es schon auf dem Markt. Durch die weltweite Verbreitung der Softwaresuite Microsoft365 ist SharePoint mittlerweile in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Doch die wenigstens schöpfen dessen vollständiges Potential aus und nutzen die Stärken dieser Softwarelösung zur Verbesserung der eigenen Organisation. Ein Team der CompuSafe Data Systems AG möchte das nun ändern.

Jetzt Karriere als SharePoint-Administrator (m/w/d) machen

Die Folgen der Corona-Pandemie haben wie kaum ein zweites Ereignis der vergangenen Jahrzehnte massive strukturelle Veränderungen unserer Arbeitswelt gebracht. Fast über Nacht stand die Frage “Wie können wir mithilfe digitaler Plattformen und Werkzeuge effektiv und effizient auf Distanz zusammenarbeiten” ganz oben auf der Todo-Liste des Managements. Innerhalb kürzester Zeit mussten Abläufe und Prozesse, die bis dahin offline funktioniert haben, ins Netz verlagert werden, um arbeits- und leistungsfähig zu bleiben. Tools zur Online-Kommunikationen wie auch dem gemeinsamen Bearbeiten von Daten werden benötigt. Mit Hochdruck werden jetzt Cloud-Migrationen vorangetrieben.

Auf diesem Spielfeld ist kaum ein Unternehmen so überzeugend unterwegs, wie der weltweit größte Anbieter von Businesssoftware: Microsoft. Schon seit langem hat der Softwareriese aus Redmond seine Server- wie Clientsoftware auf eine möglichst nahtlose Zusammenarbeit ihrer Nutzer ausgerichtet. Vor allem deren Businesssuite Microsoft365 (früher Office365) ist der unangefochtene Platzhirsch auf diesem Gebiet, denn in 85% der deutschen Unternehmen läuft die Software aus Redmond. Die Umstellung auf Cloud hat der Businesssoftware einen immensen Schub verliehen, nicht zuletzt wegen geänderter Lizenzmodelle und einer hohen Flexibilität. Das Paket Microsoft365 gilt daher zu Recht als König der Enterprise Collaboration, mit kaum noch einzuholendem Abstand zum größten Wettbewerber Google und dessen G-Suite.

Unter der Haube des umfangreichen Softwarepakets stecken kraftvolle Werkzeuge und die Serversoftware SharePoint ist eines der mächtigsten davon: Sie bietet ein umfassendes Framework für Workflow Management, Content Management und Business Intelligence. Selten war es einfacher, Wissen, Inhalte und Applikationen zu teilen und über die gesamte Organisation zur Verfügung zu stellen und damit dem schon lange bestehenden Anspruch an ein unternehmensweites Wissensmanagement gerecht zu werden. Dokumente können dabei in Echtzeit gemeinsam bearbeitet und in der Cloud (OneDrive) gespeichert und dann einfach per individualisierbarem Link geteilt werden, Rechte- und Versionsverwaltung inklusive. Durch Microsoft Teams wird SharePoint zum zentralen Hub für Messaging und Videochat, Termin- und Meetingplanung, Communities und vieles mehr. Zusätzliche Funktionalität kann über einen ständigen wachsenden Katalog sogenannter PowerApps per Klick integriert werden.

Beziehungsstatus: It’s Complicated

“Einer der größten Nutzen von SharePoint sind seine Funktionen zur Zusammenarbeit ”, weiß Robin Ruwolt, Leiter des Erweiterten Anwenderservice der CompuSafe Data Systems AG. Die Plattform müsse jedoch, so Ruwolt, von Grund auf an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Organisationseinheiten angepasst werden, um ihre volle Stärke auszuspielen. Dutzende von Optionen machen aber gerade dies für viele Anwender zur echten Herausforderung. Selten haben Teams die Zeit oder die Kompetenz, das mächtige Werkzeug ihren Bedürfnissen anzupassen. Kaum ein Unternehmen möchte zudem eigens SharePoint-Entwickler einstellen, um eine aus seiner Sicht vorübergehende Herausforderung in den Griff zu bekommen.
Damit bleibt allerdings nicht nur der Nutzen der Plattform weit hinter seinen Möglichkeiten zurück. Es können sogar zusätzliche Probleme entstehen. So ermittelte etwa das Researchinstitut Radicati Group für ihre Analyse “Microsoft SharePoint Market Analysis 2019-2023”, dass rund 66% der Anwender, die sich unzufrieden mit der Plattform zeigten, dies auf die anspruchsvolle und komplexe Konfiguration zurückführten. Ein Drittel der Nutzer gab an, dass sie zwischen sechs und zwölf Monate benötigten, ihre SharePoint-Installation so zu konfigurieren, dass sie den Nutzen lieferte, der gewünscht war. Damit dies jedoch gelingt, ist spezielles Wissen notwendig: SharePoint verlangt eine saubere, gut geplante und umgesetzte Implementierung, um spätere Performanceprobleme zu vermeiden.

“Besonders mächtig wird SharePoint aber dann, wenn in MS365 integrierte Tools wie PowerAutomate oder MSFlow genutzt werden. Damit lassen sich Workflows vollständig oder teilweise automatisieren, was die Produktivität von Einzelpersonen und Teams enorm erhöht und wertvolle Zeit spart”, verspricht IT-Experte Ruwolt. Mit seinem Team hat Ruwolt bereits eine Reihe von SharePoint-Optimierungen erfolgreich umgesetzt und weiß, worauf es dabei ankommt. “Häufig wird etwa der Berechtigungsverwaltung zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt”, stellt der Fachmann fest. Fehlt es hier an einem zu Ende gedachten Berechtigungskonzept oder ist dies unprofessionell umgesetzt, sind Datenpannen und Fehlfunktionen programmiert. Ein beabsichtigter Nutzen kann sich dann schnell in sein Gegenteil verkehren.

Damit es nicht zu solchen Niederlagen kommt, setzt Ruwolt mit seinem Team eine umfassende Optimierungsstrategie um. Bestandteile davon unter anderem:

  • Analyse der Ist-Umgebung und Beratung zur Optimierung
  • Migration Intranet SharePoint zu SharePoint Online im Rahmen von Migrationsprojekten
  • SharePoint Online Erstellung, Berechtigungskonzepte
  • SharePoint Online Strukturanpassungen (Ausrichtung nach Berechtigungskonzept, Verzeichnislängen reduzieren)
  • Technische Prozessoptimierung auf Basis der User Experience
  • Erstellung kleiner Powerapps für Mobilnutzung und effizientere Datenpflege
  • Erstellung von SharePoint Online Flows zur Automatisierung sich wiederholender Prozesse
  • Durchgehende Betreuung und Contentpflege sowie Beratung der User

“Damit eine Workflow-Umgebung mit SharePoint effektiv und effizient läuft und zur Wertschöpfung in der Organisation beiträgt, muss zunächst viel Zeit und Aufwand hineingesteckt werden”, mahnt Ruwolt. Hat ein Unternehmen SharePoint erst einmal implementiert, muss das System fortlaufend optimiert und gemanaged werden. So wie sich unsere Aufgaben und damit unser Arbeitsalltag stetig weiterentwickeln, wachsen auch die Anforderungen an eine Plattform, die uns helfen soll, diesen Workflow noch in den Griff zu bekommen: ein evolutionärer und iterativer Prozess, der das Potential birgt, die Plattform immer besser zu machen. Die Erfahrungen der Nutzer auf dieser Reise liefern hierfür wertvolle Erkenntnisse und bringen oft neue Use Cases ans Licht. Wird dann mit der richtigen Expertise eine sinnvolle Architektur errichtet, ist ein gewaltiger Schritt in Richtung kollaborativer und co-kreativer Organisation getan.

Sie wollen erfahren, wie Sie gerade in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle auch Ihre Organisation mit SharePoint Optimization unterstützen können, leistungs- und anpassungsfähig zu bleiben? Sprechen Sie jetzt mit unseren SharePoint-Experten.

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CompuSafe Data Systems AG

Das Unternehmen COMPUSAFE „in a nutshell“

Seit 1989 bietet die CompuSafe Data Systems AG maßgeschneiderte IT-Services und IT-Transformation für Unternehmenskund:innen in langfristigen, partnerschaftlichen Geschäftsbeziehungen. Unser tiefes Verständnis der Herausforderungen und Prozesse unserer Kund:innen ermöglicht es uns, zielgenaue Lösungen für deren komplexe Probleme anzubieten.

Im Rahmen unserer IT-Services bieten wir Leistungen entlang der Wertschöpfungskette Consult-Design-Build-Operate-Manage (CD-BOM). Schwerpunkte bilden unter anderem Projektmanagement sowie Unterstützung bei Applikations- und Rechenzentrumsbetrieb.

Die IT-Transformation ist unser zweites bedeutendes Kompetenzfeld. Hier spielt die Ablösung von Legacy Applications und der Umstieg auf 5G eine wesentliche Rolle. Zentrales unterstützendes Element ist dabei die IT-Workforce Transformation. Damit adressieren wir auch das Problem des immer größer werdenden Fachkräftemangels bei uns und unseren Kund:innen.

Bei allen Projekten und Services legt CompuSafe größten Wert auf Rechtssicherheit und Compliance.

Produkte, Services, Leistungen

Seit mittlerweile 33 Jahren ist die CompuSafe Data Systems AG langjähriger und zuverlässiger Partner großer Mittelständler und Konzerne bei der Bewältigung vielfältiger und komplexer Herausforderungen der modernen Business-IT. Die Fokusbereiche reichen dabei vom First- und Second-Level-Support, über Anwendungsentwicklung und Systemadministration, der Steuerung und Durchführung nationaler und internationaler IT-Projekte (einschließlich PMO), Cloud, IT-Security, Legacy oder 5G bis hin zum Auf- und Umbau neuer und bestehender IT-Teams (Workforce Transformation).

Unser Leistungsportfolio beruht auf 3 Säulen:

IT-Services. Entlang der Wertschöpfungskette Consult-Design-Build-Operate-Manage bieten wir individuelle Lösungen und Services, die unsere Kunden bei der Bewältigung der Herausforderungen in der IT unterstützen: vom Consulting in anspruchsvollen IT-Projekten bis hin zum Applikations- und Rechenzentrumsbetrieb.

IT-Transformation. Mit unserem umfassenden Portfolio für die IT-Transformation begleiten wir unsere Kund:innen durch die anstehenden Veränderungen ihrer IT. Hand in Hand arbeiten dabei Technikexpert:innen mit Spezialist:innen für IT Workforce Transformation zusammen.

Sie erarbeiten individuelle Lösungen für die Migration von Alt nach Neu (Transformation von Legacy Applications), bei Mergers & Aquisitions den IT-Carve-in / Carve-out und die Umstellung auf 5G. Wesentlicher Bestandteil bei jeder IT-Transformation ist der personelle Umbau der IT-Teams, um diese zukunftsfähig aufzustellen. Darauf legen wir besonderen Fokus.

IT-Workforce Transformation. Mit IT-Workforce Transformation unterstützen und begleiten wir Unternehmen dabei, die eigene Belegschaft (Workforce) aufzubauen, neu auszurichten und weiterzuentwickeln, um die Chancen der digitalen Transformation gewinnbringend zu nutzen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Dies gelingt uns dank des tiefen Verständnisses der Herausforderungen unserer Kund:innen, eigens dafür entwickelter Werkzeuge und Methoden sowie eines großen Teams erfahrener Spezialist:innen. Mit unserem lösungsorientierten und ganzheitlichen Ansatz qualifizieren wir Mitarbeiter:innen für künftige Aufgaben und Rollen.

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